Правила переписки: простые советы для мастеров коммуникации

Электронные письма и сообщения составляют более 50% делового общения между людьми. Бизнес-тренер Евгения Карелина подготовила самые важные рекомендации, которые помогут прокачать навыки письменного общения и сделать любую переписку максимально эффективной.

Деловая переписка давно перестала быть инструментом исключительно офисных работников. Мы уже не придаем этому значения, но ситуации, когда необходимо общаться при помощи писем, возникают постоянно.

Предложения о сотрудничестве, жалобы, претензии, просьбы, приглашения, запросы и благодарности — все это мы давно делаем в электронном виде.

К сожалению, иногда наши письма тонут в потоке входящей электронной почты и не получают ответа. Чтобы с твоими письмами такого не происходило, просто следуй этим важным правилам.

Определи цель письма

Чего ты хочешь от получателя? Если ты сходу и четко можешь ответить на этот вопрос — значит сможешь легко отразить это в письме. Проследи, чтобы цель проходила красной нитью через все письмо от начала до заключения.

И не поддавайся соблазну вложить в одно письмо сразу несколько целей, так ты рискуешь запутаться сама и запутать собеседника. Возьми за правило: одно письмо — одна цель.

Правильно сформулируй тему

Представь себя журналистом, который пишет статью. Любой журналист знает, что удачно сформулированная тема — залог того, что статью захочется прочитать. С письмами то же самое. Получателю достаточно взглянуть на тему, чтобы решить: открыть твое письмо, отложить или отправить его в корзину.

Запомни главный секрет успешной темы: она должна призывать к действию, которое ты ожидаешь от получателя. Поэтому не ограничивайся одним словом. Формулировки «прошу согласовать договор аренды» или «прошу рассмотреть заявление на возврат платья» — гораздо эффективнее, чем абстрактные «договор» или «заявление».

Продумай структуру

Вспомни, как нас учили писать сочинение в школе: нужно было тщательно продумать вступление, основную часть и заключение, и только потом приступать к написанию. С электронным письмом то же самое. Структура поможет тебе быть уверенной в том, что твое сообщение поймут максимально точно.

Читайте также

«Чат вдвоем»: почему не стоит выяснять отношения в мессенджерах

  • Вступление начни с приветствия, а затем кратко опиши, о чем пойдет речь в письме. Старайся быть максимально краткой и избегать «воды».
  • Вступление не должно занимать больше двух-трех предложений.
  • В основной части отрази мысли, факты и доводы, которые помогут достичь цели письма.
  • В заключении резюмируй все вышенаписанное. Вспомни вопрос, который задавала себе вначале «чего я хочу от получателя?» — сейчас самое время написать об этом коротко и ясно. Можешь начать стандартной фразой «В связи с этим…» или заменить ее на менее официальную.
  • В конце письма обязательно поставь подпись. Она должна состоять из завершающей фразы, твоего имени и контактов. В мире электронных коммуникаций подпись заменяет прощание. Так что, если ты не собиралась уйти «по-английски» — не стоит пренебрегать этим пунктом, даже если вы с получателем хорошо знакомы.

Выбери подходящий стиль

Самое сложное в переписке — правильно донести интонацию. Ведь в отличие от устного общения, твой адресат тебя не видит и не слышит. Ты не можешь дополнить свои слова выражением лица, интонацией, другими невербальными сигналами, поэтому строго следи за стилем письма и старайся избегать сомнительных формулировок и обилия восклицательных знаков.

И еще несколько важных моментов

Читайте также

12 неписаных правил общения в мессенджерах

  • Отредактируй письмо перед отправкой. Проверь все ошибки и опечатки. Используй портал «Грамота.ру» для проверки орфографии. Затем еще раз прочитай письмо. Представь, что его прислали тебе, и если что-то кажется сложным или непонятным — смело меняй и сокращай.
  • Если в письме есть вложения, обязательно напиши об этом в теле письма.
  • Используй максимум два шрифта и желательно без засечек. В таком случае письмо будет читаться легче.
  • Избегай смайликов. Они уместны разве что в мессенджерах или социальных сетях и плохо выглядят в деловой переписке.
  • Согласно электронному этикету, переписку заканчивает тот, кто ее начал. Даже если все вопросы уже решены, будет не лишним написать письмо со словами благодарности, например, за сотрудничество или оперативные ответы.
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Правила переписки: простые советы для мастеров коммуникации